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IT

[구글 G suite] 받은편지함이 달라졌어요 - 그룹스 Groups 활용

요즘은 협업툴 (잔디, 슬랙, 플로우, 카카오웍스 등) 을 많이 사용하다 보니 이메일은 주로 외부 소통 창구로 사용하게 되는 경우가 많습니다. 비중은 작아지긴 했지만 어찌되었든 중요한 커뮤니케이션 도구이긴 하죠.

 

제가 일하고 있는 회사도 작은 조직이다 보니 외부 소통에 하나의 이메일 주소(회사 대표 이메일)를 사용하고 있고,  이 이메일은 조직의 모든 멤버에게 전달이 되다보니, 저의 받은메일함은... 안봐도 비디오 아니 안봐도 넷플릭스 입니다. 

 

오는 메일들을 정리해보니

  • SNS 에서 오는 알림 이메일
  • 대표 이메일로 가입되어 있는 단체에서 오는 안내 & 광고 이메일 (이게 진짜 많습니다)
  • 대표 이메일로 가입되어 있는 뉴스레터
  • 대표 이메일로 외부와 소통하고 있는 다른 직원의 이메일 (내 업무와는 상관없는)
  • 그 외 다수

정리 안 된! 도무지 정리가 안 될! 이 이메일 받은편지함!
이렇게 둘 수 없읍니다. 갑자기 꽂혔습니다. 

 

구글 워크스페이스를 사용하는 우리 회사! 

어떻게 해야! 

이 난리통 받은메일함을!!

조금이라도 정리할 수 있을까요..

 

 

답변 : 그룹스를 활용하여 이메일을 부서별로 받아보기

 

그룹스를 활용하면 부서별 받은 편지함이 생기게 됩니다. 
그럼 아래와 같은 장점이 생기죠.

  1. 내 부서에 해당하는 메일만 받아볼 수 있다.
  2. 추후 입사자도 입사 전의 이메일을 확인할 수 있다.

자 그룹을 만듭니다!

 

1단계 

구글 Gsuite 에 로그인하시고 
https://groups.google.com

접속!

 

2단계

그룹 만들기 클릭!


3단계

그룹에는 여러가지 권한 설정을 위해서 조금 복잡하게 보일 수 있는 단계를 거쳐야 합니다.
하지만 이것만 알면 간단합니다. 

  • 그룹 소유자 : 처음엔 그룹 개설자 (그룹 삭제 권한을 가집니다, 소유자가 다른 사람을 소유자로 지정할 수 있습니다.)
  • 그룹 관리자 : 개설 하면서 관리자를 지정할 수 있습니다.
  • 그룹 회원 : 부서 혹은 프로젝트 그룹의 멤버 
  • 전체 조직 : 회사 전체
  • 웹의 모든 사용자 : 회사 외부 사람

4단계

개설이 완료되었으면 세부 설정을 해야합니다!

좌측 하단에 그룹 설정을 클릭합니다.

아리까리 할 수 있는 몇가지를 알려드릴게요 :)

 

-> 공동작업 받은 편지함

 

 

공동작업 받은편지함을 체크하면 각 대화마다 상단에 다음과 같은 아이콘이 뜹니다.

 

 

업무를 할당, 담당자 추가, 업무 완료 등을 할 수 있습니다.

대화가 나에게 할당되면 개인 메일로 안내가 오고 할당된 메일들을 모아서 볼 수 있습니다.

 

추가 기능 없음을 체크하게 되면 그야말로

그룹으로 온 이메일 목록으로 작동하게 됩니다.

 

-> 공유 라벨 설정 

보통 받은메일함에서 라벨링을 하듯이 대화를 라벨링 할 수 있습니다. 
차이점은 업무의 완료 혹은 조치 필요 없음 등 업무 진행 정도와 할당 대상에 따라서도 라벨링 할 수 있다는 점입니다.

 

*이 외에 다른 설정이 궁금하다면 아래 Google 그룹스 고객센터에 자세히 설명되어 있습니다 :)


이렇게 그룹이 만들어졌습니다.

 

그런데! 그룹 만들기 말고 메일함의 평화를 위해 할 수 있는 일이 있습니다!

 

아마 입사와 동시에 그룹에 가입되어 있는 경우가 있을 거에요. (예 : 회사 전체 조직원 그룹 등)
이미 가입되어 있는 그룹에 구독설정을 변경해 보세요!

훨-씬 나아질 거에요.👍

 

 

 

궁금한 점 있으시면 댓글 달아주세요 :)
감사합니다!